Quản Lý Dự Án Bằng Phương Pháp Agile: Bước Chuyển Giao Hiện Đại

27 Th9, 2024

Agile là một trong những phương pháp rất “được lòng” các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty công nghệ phát triển phần mềm hiện nay. Phương pháp này có ba ưu điểm nổi bật chính là sự linh hoạt, tính tương tác tốt và đạt hiệu quả cao. Vậy cách quản lý dự án bằng phương pháp Agile là gì? Chúng ta cùng tìm hiểu nhé.

TỔNG QUAN VỀ PHƯƠNG PHÁP AGILE

Lý do ra đời

Có thể bạn chưa biết, trước khi phương pháp Agile được ra đời, hầu hết các công ty công nghệ phần mềm đều áp dụng mô hình thác nước (Waterfall). Mô hình này hoạt động theo thứ tự từ trên xuống dưới qua từng bước: Lập kế hoạch – Thiết kế – Xây dựng – Kiểm thử – Rà soát – Triển khai.

Nhược điểm của các bước làm này là quá cứng nhắc và khó có thể đáp ứng được các yêu cầu biến đổi liên tục từ phía khách hàng trong quá trình làm dự án. Từ đó dẫn đến tình trạng, càng về sau các sai sót bị phát hiện càng muộn làm cho kết quả cuối cùng khách hàng nhận được là một sản phẩm không “ưng bụng” chút nào.

Để khắc phục, nâng tầm và tối ưu quá trình quản lý dự án, nhiều doanh nghiệp đã cùng nhau họp mặt và tìm ra phương pháp mới. Một phương pháp có thể đáp ứng được các nhu cầu thị trường, sự đòi hỏi bất chợt từ phía khách hàng và đảm bảo ra đời nhanh nhất có thể.

Và thế là, cách thức quản lý dự án bằng phương pháp Agile được ra đời. Nó xóa bỏ hầu hết các nhược điểm của mô hình thác nước truyền thống mà nhiều doanh nghiệp vẫn đang áp dụng.

Định nghĩa phương pháp Agile

Quản lý dự án bằng phương pháp Agile là một triết lý hay một khung tư duy có thể linh hoạt phản hồi với các thay đổi từ phía thị trường và khách hàng. Từ đó doanh nghiệp có thể “làm chủ” trong môi trường luôn biến động và không chắc chắn.

Mục tiêu của cách thức quản lý dự án bằng phương pháp Agile này là giúp sản phẩm đảm bảo 2 tiêu chí “Đến khách nhanh – Chất lượng tốt”.

Mục tiêu của quản lý dự án bằng phương pháp Agile

4 tuyên ngôn của phương pháp Agile

Tập trung vào cá nhân và phương pháp của họ thay vì đặt nặng vấn đề vào quy trình và các công cụ

VD: Khi một doanh nghiệp áp dụng cách quản lý dự án bằng phương pháp Agile, bạn sẽ không thấy sự hiện diện của Manager hay Leader trong một dự án. Bởi các cá nhân sẽ tự tương tác với nhau, chủ động trao đổi và làm việc cùng nhau.

Một phần mềm hoạt động tốt quan trọng hơn một tài liệu dễ hiểu

VD: Các thành viên trong nhóm được áp dụng cách quản lý dự án bằng phương pháp Agile có thể trao đổi thông tin, thảo luận tìm ra cách để có thể làm chủ các ứng dụng hoặc phần mềm giúp hỗ trợ trong quá trình thực hiện dự án.

Thay vì phải nghiên cứu rồi ghi ra hàng loạt các ghi chú, tài liệu khô khan và “nhồi nhét” những điều ấy cho tất cả các thành viên trong nhóm buộc phải nắm thì cách quản lý này sẽ giúp các thành viên giải quyết công việc nhanh – gọn – lẹ hơn.

Sự hợp tác với khách hàng quan trọng hơn việc đàm phán hợp đồng

VD: Đôi lúc nhu cầu khách hàng sẽ không cố định như mục tiêu ban đầu mà sẽ thay đổi liên tục. Khi áp dụng phương pháp Agile để quản lý dự án, chúng ta phải chấp nhận với sự thay đổi đó trong suốt quá trình làm dự án. Những thành viên trong dự án phải cố gắng làm sao để đem lại lợi ích cho cả 2 bên.

Chấp nhận sự thay đổi hơn là những kế hoạch được định sẵn

VD: Thật khó để doanh nghiệp và khách hàng có thể đưa ra một kế hoạch cố định và hoàn hảo ngày từ lúc đầu khi thực hiện dự án. Vì vậy nhóm thực hiện khi sử dụng phương pháp Agile để quản lý dự án phải chấp nhận sự linh hoạt, thích ứng với các thay đổi để đạt được kết quả tốt nhất.

4. Các nguyên tắc khi áp dụng cách thức quản lý dự án bằng phương pháp Agile vào thực tế

Phương pháp Agile thỏa mãn các yêu cầu và làm hài lòng khách hàng thông qua việc áp dụng cách bàn giao phần mềm sản phẩm có giá trị trong thời gian sớm nhất.
Phương pháp Agile chấp nhận và chào đón sự thay đổi từ các bên liên quan trong lúc làm dự án.
Phương pháp Agile cung cấp sản phẩm hoạt động được trong thời gian nhanh nhất.
Quản lý dự án bằng phương pháp Agile đề cao sự tương tác, trao đổi thông tin và làm việc cùng nhau đạt được mục đích chung của các bộ phận trong dự án.
Phương pháp Agile tạo điều kiện để từng cá nhân tham gia có cảm giác chính họ là một phần quan trọng của dự án. Từ đó làm tăng ý thức và động lực làm việc của họ.
Khi áp dụng phương pháp Agile, bạn hãy đảm bảo các thành viên và khách hàng phải đối thoại trực tiếp, cùng nhau đúc kết các kinh nghiệm sau mỗi lần họp cải tiến sản phẩm. Từ đó sản phẩm cuối cùng mới có thể đạt được chất lượng tốt nhất.
Quản lý dự án bằng phương pháp Agile cho rằng phần mềm chạy được là thước đo tiến độ của một dự án.
Ưu tiên sử dụng các phần mềm quản lý để duy trì tiến độ các đầu mục công việc trong dự án.
Các thành viên tập trung quan tâm đến kỹ thuật và tính linh hoạt của dự án đang làm.
Giảm thiểu tối đa những nguyên nhân gây lãng phí tài nguyên và không cần thiết khi quản lý dự án bằng phương pháp Agile
Các đội nhóm tự tổ chức phải đảm bảo kiến trúc và thiết kế tốt nhất.
Trong khoảng thời gian đều đặn, các thành viên phải phản hồi những khó khăn hoặc góp ý về những việc xảy ra trong lúc làm dự án để tăng hiệu suất làm việc.

II. MỘT SỐ FRAMEWORK KHI QUẢN LÝ DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP AGILE

Có thể hiểu đơn giản, phương pháp Agile là một “chiếc ô lớn” bao trùm các phương pháp nhỏ bên dưới (các framework làm việc) đảm bảo giải quyết các vấn đề phát sinh nhỏ lẻ mà các framework này không đáp ứng như: Chia sẻ, Cộng tác, Kỹ thuật, Công cụ, Sự mở rộng và Hướng phát triển.

Scrum

Scrum là một framework cho phép các doanh nghiệp giải quyết các vấn đề phức tạp một cách hiệu quả, sáng tạo và đưa đến giá trị cao nhất cho khách hàng. Phương pháp này tập trung vào việc chia dự án thành các đoạn ngắn, thường kéo dài từ 1 – 4 tuần. Có thể hiểu đơn giản, đây là framework cho ta áp dụng những gì ta nghĩ là tốt nhất cho khách hàng của mình.

Kanban

Kanban là một hệ thống được thiết lập và theo dõi tiến trình công việc khi quản lý dự án bằng phương pháp Agile. Framework này bao gồm: Bảng Kanban, thẻ công việc và các nguyên tắc làm việc.

Trong phương pháp này, các công việc được đại diện bằng các thẻ hoặc sticky note và di chuyển qua các giai đoạn (Cần làm – Đang làm – Đã làm) trên bảng Kanban để thể hiện tiến độ công việc. Kanban giúp nhóm dự án duy trì quá trình làm việc liên tục và tối ưu hiệu suất.

Lean

Lean là framework quản lý dự án được lấy cảm hứng từ nguyên lý Lean Manufacturing (đây là phương pháp quản lý sản xuất phát triển nhằm tối ưu hiệu suất, tăng cường chất lượng sản phẩm, giảm lãng phí và tăng tính cạnh tranh trong quá trình sản xuất).

Nó tập trung vào việc loại bỏ lãng phí, tối ưu hóa quá trình và tạo ra giá trị cho khách hàng. Lean sử dụng các công cụ như: giá trị khách hàng, luồng công việc, tạo dựng chất lượng và phản hồi cải thiện hiệu suất.

Crystal

Crystal tập trung vào các nguyên tắc như: con người, sự tương tác, cộng đồng, kỹ năng, tài năng và sự giao tiếp. Vì vậy, Crystal đề cao sự tương tác trong nhóm dự án và tạo ra giá trị sớm cho khách hàng.

IV. LỜI KẾT

Như vậy, GIGAN TRAINING CENTER (GTC) đã giúp bạn giải đáp các thắc mắc xoay quanh cách thức quản lý dự án bằng phương pháp Agile. Hy vọng những thông tin phía trên giúp bạn xóa bỏ biệt danh “gà mờ” về phương pháp này.

Bên cạnh phương pháp Agile, có rất nhiều phương pháp và kỹ năng khác mà người quản lý dự án cần nắm để dẫn dắt đội nhóm đạt được thành công trong mỗi dự án được giao. Để có thể tự tin hơn với nhiệm vụ “người thuyền trưởng” của một dự án, GTC “mách” cho bạn khóa học PROJECT MANAGEMENT. Đây là khóa học giúp cho bạn xây dựng combo 3 tư duy “ TƯ DUY QUẢN LÝ, TƯ DUY LẬP KẾ HOẠCH, TƯ DUY PHÂN TÍCH” cần thiết cho tất cả những người đã, đang và sẽ lên các cấp quản lý. Inbox tại đây để được tư vấn MIỄN PHÍ.