Nhiều người cho rằng Project Manager là vị trí hấp dẫn và hào nhoáng. Chỉ cần người đó khéo ăn nói, ngoại hình sáng, biết cách quản lý thời gian và con người là có thể làm tốt vị trí này, chứ không yêu cầu kiến thức gì đó quá cao siêu. Tuy nhiên, sự thật công việc của người quản lý dự án có nhàn hạ như vậy không thì cùng GTC xem tiếp bài viết dưới đây nhé!
I- PROJECT MANAGER (NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN) LÀ GÌ? VAI TRÒ CỦA HỌ TRONG QUY TRÌNH VẬN HÀNH DỰ ÁN
Project Manager là người chịu trách nhiệm lên kế hoạch, sắp xếp và phân bổ mục tiêu, KPIs, nhân lực, ngân sách, deadline, v.v… nhằm đảm bảo từng thành viên trong team dự án hoàn thành công việc đúng tiến độ.
Đây cũng là người có nhiệm vụ trực tiếp cập nhật và báo cáo tiến trình dự án cho các bên liên quan bao gồm Leaders, đối tác và các phòng ban khác. Nhờ đó giúp họ nắm rõ hướng đi, yêu cầu đầu ra, cũng như hạn chế rơi vào tình trạng hiểu sai thông tin công việc.
Có thể nói người quản lý dự án (Project Manager) là mối nối quan trọng, nắm vai trò truyền đạt, giám sát, và hỗ trợ nhân sự khi cần để các bên có thể phối hợp ăn ý, giúp dự án đi đến hồi kết tốt đẹp. Không những thế, họ cũng là người dự báo và đề xuất giải pháp nếu chẳng may dự án phải đối mặt với những rủi ro như ngân sách cắt giảm, thay đổi bất ngờ từ khách hàng/đối tác, hoặc từ môi trường (dịch bệnh, chiến tranh, chính trị,…).
II- CÔNG VIỆC HẰNG NGÀY CỦA MỘT NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN
Nói về công việc hằng ngày của một Project Manager, ta có thể hiểu nôm na rằng họ giống như một mama tổng quản phụ trách quản lý công việc, đề bài của khách hàng/đối tác đến cho team nhà. Họ sẽ họp với đối tác vào một khung giờ cố định để báo cáo tiến độ dự án. Nếu có vấn đề phát sinh thì team Leader 2 bên sẽ cùng ngồi lại và giải quyết với nhau.
Kế đến, Project Manager sẽ dành thời gian review task với team thành viên để kiểm tra xem chất lượng bản final đã đúng yêu cầu hay chưa. Sau cùng, họ sẽ gửi dần các bản final này đến khách hàng xem và duyệt lần cuối. Trong trường hợp quá trình thực hiện task có xảy ra vấn đề, ví dụ như không kịp deadline, yêu cầu chưa phù hợp, kinh phí hạn chế, v.v…thì bạn Project Manager sẽ là người đại diện tổng hợp ý kiến của team và truyền đạt đến đối tác, kèm theo đó là giải pháp xử lý tối ưu.
Nếu trộm vía dự án diễn ra trơn tru từ đầu chí cuối thì làm quản lý dự án cũng nhàn phết. Chỉ cần ngày ngày đi truyền tin, phân chia công việc, thong dong ngồi review task, giám sát và cập nhật tiến độ, thế là xong. Bạn nghĩ vậy thật sao? Hmm…thật ra không phải như vậy đâu!
III- ÁP LỰC CỦA PROJECT MANAGER MÀ ÍT AI BIẾT
Phần lớn thời gian làm việc của người PM là quản lý và làm việc với con người nên kỹ năng mềm chiếm khá nhiều tỉ trọng quyết định sự thành công. Vì thế, một số người cho rằng công việc này không cần tham gia các khóa học dạy quản lý dự án ngắn hạn để nâng cao kiến thức chuyên môn. Thực ra, đây là một nhận định sai lầm.
Tính chất công việc của Project Manager là phải tiếp xúc với rất nhiều người, từ cấp trên, khách hàng, đối tác, nhân viên, v.v…Mỗi ngày đi làm, họ cần phải xuất hiện thật rạng rỡ và cư xử làm sao để vừa không làm phật lòng khách hàng, vừa thành công trong việc đi đến một cái kết có lợi cho cả đội nhà lẫn đối tác.
Chưa hết, đối với nhân sự trong nhà, mỗi người là một màu sắc, tính cách khác nhau. Cho nên, nó đòi hỏi bạn Project Manager phải biết cách giao tiếp và tạo dựng được sự tin tưởng giữa đôi bên. Nếu không thể làm cho nhân sự trong nhà tin tưởng thì mọi phương án mà bạn ấy đề ra (nhằm mục đích đưa dự án đến thành công) sẽ “đổ sông đổ biển”.
Khi khâu chuẩn bị càng kỹ càng thì dự án càng đi vào guồng suôn sẻ, lúc này công việc sẽ dễ thở hơn. Họ sẽ lui dần về sau và tập trung làm báo cáo cho khách hàng. Thế nhưng, chỉ cần có một tín hiệu nhỏ xíu, báo hiệu rủi ro sắp đến là họ sẽ lập tức can thiệp để kịp thời rà soát và đưa dự án về lại quỹ đạo ban đầu.
Ngoài ra, đã là một Project Manager, bạn còn cần phải biết cách truyền đạt thông tin minh bạch và vừa đủ. Tính minh bạch ở đây đó là việc tất cả yêu cầu của khách hàng đều được bạn giải thích một cách rõ ràng, dễ hiểu để tất cả thành viên trong team không hiểu sai vấn đề sang một nghĩa khác. Còn về tính vừa đủ, bạn nên biết chắt lọc những điều gì nên và không nên đề cập đến team. Chẳng hạn, lúc trao đổi với bạn, khách hàng/đối tác đã nói ra những feedback quá tiêu cực. Đến lúc chia sẻ lại, bạn nên tránh tường thuật nguyên văn. Cách tốt nhất là chúng ta hãy thay đổi câu từ để làm giảm tính nghiêm trọng, đồng thời khích lệ tinh thần của team để team có thể làm tốt hơn vào lần sau.
IV- YẾU TỐ NÀO GIÚP TẠO NÊN MỘT NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN TUYỆT VỜI?
Để có thể trở thành một Project Manager giỏi thì trước nhất, chúng ta cần rèn luyện và trau dồi 5 kỹ năng sau đây:
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng quản lý thời gian và quản trị rủi ro
- Kỹ năng phân bổ mục tiêu, đầu việc và KPIs trải dài qua từng giai đoạn của dự án
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng quản lý team
Một điều khác nữa đó là bạn nên làm việc “đủ tốt” với con người. Quản lý một mình bản thân mình thôi đã quá mệt nhọc rồi. Còn đây là bạn sẽ quản lý một team gồm nhiều người mang sắc thái cá tính khác nhau. Chưa kể, bạn phải thường xuyên giao tiếp và trao đổi với khách hàng và sếp. Công việc sẽ khá vất vả nếu chúng ta thuộc tuýp người dễ bị choáng ngợp khi tiếp xúc nhiều người cùng một lúc. Do đó, bạn nên cân nhắc khía cạnh này thật kỹ.
Ngoài ra, đức tính cẩn thận và chi tiết cũng rất cần thiết. Bản chất của việc quản lý dự án đó là trải qua và thực hiện từng bước trong chuỗi quy trình vận hành dự án một cách chỉn chu và bài bản. Gần như bạn sẽ không được nhảy “cóc” qua công đoạn tiếp theo. Vì làm như vậy có thể sẽ dẫn đến việc bỏ sót dữ liệu quan trọng, có thể dẫn đến thiệt hại ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Hơn nữa, sự cẩn thận và chi tiết còn giúp Project Manager review tasks chặt chẽ và phân bổ thời gian hoàn thành công việc tốt hơn.
PROJECT MANAGEMENT – KHÓA HỌC DẠY TRỞ THÀNH PROJECT MANAGER CHUYÊN NGHIỆP TỪ CHUYÊN GIA AGENCY
Sau khi đã xác định được yếu tố cần có của một Project Manager, thì bước tiếp theo để ta có thể bước vào nghề hanh thông hơn đó chính là trang bị kiến thức bài bản. Và khóa học Project Management chính là một lựa chọn phù hợp giúp bạn nhanh chóng hòa nhịp với các đầu việc của một người quản lý dự án chuyên nghiệp.
5 buổi học cùng giảng viên Vũ Đức Long sẽ cung cấp cho bạn:
- Buổi 1: Hiểu đúng và đủ về tư duy Project Management
- Buổi 2: Quy trình lập kế hoạch step-by-step hiện thực hóa chiếc brief thành công
- Buổi 3: Từ Proposal cho đến Media Plan, làm sao để nhận được cái “gật đầu” tức thì từ cấp trên hay khách hàng?
- Buổi 4: Vận hành, kiểm soát, đánh giá và quản lý chặt chẽ dự án
- Buổi 5: Quản trị rủi ro, đo lường hiệu quả và báo cáo dự án chi tiết
Bạn có thể liên hệ trực tiếp trên Website tại đây hoặc qua fanpage của GTC để nhận được tư vấn chi tiết.
V- Lời kết
Trên đây là bài viết chia sẻ về vị trí, vai trò, và những yếu tố cần có để trở thành một Project Manager chuyên nghiệp. Hy vọng, bài viết đã giúp bạn trả lời được gần hết thắc mắc về nghề làm quản lý dự án, cũng như nên làm gì để có bước vào nghề một cách dễ dàng.
