Quản lý dự án cho người mới chưa bao giờ là một điều đơn giản. Ngay kể cả đối với những người đã có kinh nghiệm, họ vẫn luôn phải rút ra hết bài học này tới bài học khác. Bài viết này sẽ cung cấp những “bí kíp để giải ngố” khi quản lý dự án cho người mới bắt đầu.
I. QUẢN LÝ DỰ ÁN CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU TỪ ĐÂU?
1. Xác định được rõ nhiệm vụ:
Hướng dẫn đầu tiên để quản lý dự án cho người mới, đó là phải xác định được mục tiêu cốt lõi của dự án này là gì?
Ví dụ: Sếp giao cho bạn nhiệm vụ xây dựng một group cộng đồng trên Facebook. Mục tiêu trong 6 tháng đầu lên 20.000 người follow.
- Nhiệm vụ: Build Group Facebook
- Ý nghĩa dự án: Tạo được sân chơi cho những vị khách hàng tiềm năng, đồng thời xây dựng thương hiệu cho công ty.
- Mục tiêu: 20.000 followers/1 năm đầu.
Hãy nhớ rằng, XÁC ĐỊNH RÕ MỤC TIÊU, NẮM CHẮC NHIỆM VỤ chính là chìa khoá mở ra cánh cửa thành công cho dự án của bạn trong hành trình quản lý dự án cho người mới.
2. Biết mình, hiểu người qua khung nghiên cứu 3C
Nhiệm vụ thứ hai trong hành trình quản lý dự án cho người mới là nghiên cứu và đào sâu. Dưới đây GTC sẽ giới thiệu cho bạn framework nghiên cứu 3C để “biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”.
- Competitor: Nghiên cứu đối thủ để học hỏi những cái hay, cái dở của họ.
Ví dụ: Đã có group nào na ná như group bạn đang muốn build hay chưa? Họ hoạt động như thế nào? Họ đã, đang làm những gì?
Đây là giai đoạn các bạn đi “stalk” xung quanh. Hãy ghi chép lại thật kỹ lưỡng những thông tin, ý tưởng và ghi chú trong suốt quá trình nghiên cứu và học hỏi về quản lý dự án cho người mới.
- Customer: Hiểu rõ tệp khách hàng sẽ giúp cho kế hoạch dự án của bạn tránh “lạc đường”. Vậy, nghiên cứu khách hàng là nghiên cứu gì nhỉ?
Nhân khẩu học: Giới tính, vị trí sinh sống của họ, mức thu nhập, độ tuổi. Bạn không thể nào build group cho người trẻ mà xây dựng nội dung như cho người cao tuổi được. Bạn cũng không thể thành công khi xây dựng group cho những người thu nhập thấp mà toàn chia sẻ các câu chuyện hàng hiệu luxury.
Niềm đau/Insight: Họ quan tâm tới điều gì? Điều gì khiến họ lo lắng, trăn trở? Họ có thói quen như thế nào? Điều gì khiến họ tham gia một group hay rời group đó đi?
Thói quen: Họ thường xuất hiện ở đâu, khung giờ nào? Họ thường thích đọc hay nhìn hình, xem video hơn,…?
Trong hành trình quản lý dự án cho người mới, “chạm” đến khách hàng và thấu hiểu nhu cầu của họ chính là kim chỉ nam dẫn dắt bạn đến với thành công.
- Company: Công ty của bạn hiện đang có những USP gì? (Điểm nổi bật khác với các đối thủ). Tiềm lực của công ty hiện nay ra sao (về tài chính, nhân sự) để phục vụ cho nhiệm vụ lần này của bạn? Hãy lưu tâm mọi nguồn lực và cả hạn chế của công ty để tận dụng một cách tối đa nhé!
Tốt nhất, mọi sự nghiên cứu nên được ghi lại, tránh việc quên quên nhớ nhớ. Đây là tips quan trọng để quản lý dự án cho người mới bắt đầu. Hãy bắt đầu với những nghiên cứu thật “ngầu”, chắc chắn sếp sẽ bất ngờ, không tin đây là lần đầu bạn quản lý dự án.
3. Kiến thức/kỹ năng thiếu gì bổ sung đó
Bắt đầu hành trình quản lý dự án cho người mới có thể gặp nhiều thử thách, nhưng với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn hoàn toàn có thể chinh phục mọi mục tiêu.
- Kiến thức: Với những nhiệm vụ mà các bạn chưa biết phải bắt đầu từ đâu, hãy bám vào các TỪ KHÓA và tra những câu hỏi xung quanh chúng.
Ví dụ: Làm thế nào để lập một group trên Facebook? Các tiêu chuẩn nào cần lưu tâm khi xây dựng một group? Làm thế nào để Facebook để xuất group của bạn cho tệp khách hàng tiềm năng?
Quản lý dự án cho người mới sẽ gặp phải những khó khăn như không biết tìm kiếm thông tin ở đâu, hỏi ai để có thể giải đáp các thắc mắc.
Lời khuyên: Bạn hãy lục tung mọi nguồn tài liệu trên internet, sách vở mà các bạn có thể tìm được; tận dụng triệt để các mối quan hệ đã có để học hỏi thêm; tham vấn các chuyên gia, tham gia các hội nhóm facebook để học hỏi thêm kiến thức.
- Kỹ năng: Lời khuyên để quản lý dự án cho người mới bắt đầu đó là hãy trang bị cho mình những kỹ năng mềm như: kỹ năng giao tiếp, khả năng đàm phán, tư duy phản biện, khả năng teamwork,…
Quản lý dự án cho người mới là một hành trình học hỏi và rèn luyện không ngừng. Với tinh thần cầu tiến, ham học hỏi và sự chuẩn bị kỹ càng, bạn sẽ gặt hái được nhiều thành công trong lĩnh vực này.
II. KẾ TIẾP LÀM SAO? => LÊN KẾ HOẠCH NÀO!
1. Chia nhỏ từng giai đoạn quản trị dự án:
Để lên được một kế hoạch quản lý dự án cho người mới thật tốt, các bạn cần phải chia nhỏ thành từng giai đoạn, bao gồm: chuẩn bị TRƯỚC khi dự án diễn ra, TRONG khi vận hành dự án, và SAU khi dự án kết thúc.
Ở mỗi giai đoạn lớn, bạn cũng có thể chia thành các giai đoạn nhỏ hơn để quản lý cho dễ.
Ví dụ: Sếp giao cho bạn phải tổ chức một Event, với 500 khách mời là học sinh, sinh viên. Vậy ở giai đoạn trước khi sự kiện diễn ra, bạn lại chia nhỏ thành: trước sự kiện 1 tháng, trước 1 tuần, trước 3 ngày, trước 3 tiếng.
2. Đúng người – đúng việc – đúng lúc:
Sau khi đã chia nhỏ dự án theo từng giai đoạn, các bạn hãy tiếp tục làm bảng ghi lại có những tasks gì cần giải quyết, giao cho ai phụ trách, thời gian họ làm task đó, deadline, lưu ý gì cho công việc đó không? Hãy chọn ĐÚNG NGƯỜI cho ĐÚNG VIỆC vào ĐÚNG LÚC.
Lưu ý khi quản lý dự án cho người mới là luôn xem lại bản kế hoạch nhiều lần để nhận ra cái gì còn thiếu sót, cái gì bị thừa, không cần thiết. Hãy tối ưu ngay từ khi lập kế hoạch để khi đi dự án diễn ra, bạn có thể vận hành được trơn tru.
3. Nghĩ tới những rủi ro
Trong lúc lập kế hoạch, đừng quên nghĩ tới những rủi ro có thể xảy ra. Bạn cũng nên nghĩ trước các phương án phòng bị B, C, D để ứng biến trong những tình huống đó. Đây là note quan trọng trong việc quản lý dự án cho người mới.
Hãy nhớ tới buổi diễn của Black Pink tại Việt Nam với cơn mưa như trút nước. Nếu như không có những sự chuẩn bị “nhiều hơn bình thường” (ô dù để che chắn) chắc show diễn đó cũng đã bị “bể kèo” khiến khán giả thất vọng.
4. Chuẩn bị checklist, công cụ đo lường hiệu quả
Trong lúc lập kế hoạch bạn đã có các file bảng biểu ghi chép công việc, các checklist rồi. Tuy nhiên, lời khuyên quản lý dự án cho người mới, đó là bạn vẫn cần chuẩn bị thêm: bảng cân đối tài chính, công cụ đánh giá hiệu suất,… Đối với mỗi project khác nhau, sẽ cần những công cụ đo lường khác nhau. Hãy chuẩn bị trước những thứ này để dễ dàng báo cáo với việc với sếp và khách hàng nhé!
III. TRIỂN KHAI NHƯ NÀO ĐỂ HIỆU QUẢ CAO
1. Bám sát kế hoạch và sử dụng công cụ quản lý dự án cho người mới
Kinh nghiệm quản lý dự án cho người mới bắt đầu để không bị overload với khối lượng công việc quá lớn, đó là bám sát vào bản kế hoạch. Khi bạn đã làm tốt trong khâu lên kế hoạch, thì việc vận hành cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn sẽ biết cái gì cần làm trước, cái gì cần làm sau, không bị sót đầu mục việc nào. Hãy kết hợp với bộ công cụ quản lý hiệu suất để giám sát được hiệu quả công việc.
Để sở hữu bộ công cụ quản lý chuyên nghiệp bao gồm: bảng mẫu kế hoạch, timeline, checklist, báo cáo…, các bạn có thể đăng ký học khóa Project Management của GTC để được chuyên gia trực tiếp hướng dẫn sử dụng.
2. Chọn người giao đầu mối công việc:
Tuy nhiên, quản lý dự án cho người mới luôn là một việc cực kỳ phức tạp. Một mình bạn không thể việc gì cũng nhúng tay vào được. Chính vì vậy, hãy chọn những người sẽ là đầu mối công việc. Người này sẽ phụ trách là trưởng của một nhóm nhỏ, họ sẽ điều phối những bạn khác trong team để hoàn thành nhiệm vụ. Việc của bạn là theo sát những người trưởng nhóm đó và hỏi xem liệu công việc tới đâu rồi.
3. Lời nói chả mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau
Biết rằng, quản lý dự án cho người mới bắt đầu sẽ rất áp lực.Tuy nhiên, nếu như bạn có một thái độ tốt, lời nói chân thành, tích cực, có tính khích lệ cả team sẽ giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn. Điều này thể hiện sự trân trọng, biết ơn, chắc chắn những người đồng đội trong team hay cả bên đối tác cũng sẽ đều “mát lòng mát dạ” và nỗ lực giúp bạn và dự án 300%. Đây chính là sức mạnh của “lạt mềm buộc chặt”.
IV. CUỐI CÙNG LÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ
Dự án kết thúc không đồng nghĩa với việc bạn đã hoàn thành nhiệm vụ. Để nâng cao kinh nghiệm quản lý dự án cho người mới, hãy dành thời gian tự đánh giá và rút ra bài học quý giá. Đây là quá trình không chỉ bạn review lại về những việc mình đã làm (những điểm được, những điểm còn hạn chế). Mà còn là sự nhìn nhận lại của cả team để tưởng thưởng và rút ra những bài học cùng nhau. Bạn cũng nên nghe cả những phản hồi từ người bên ngoài nữa.
GIGAN Training Center (GTC) chia sẻ với bạn những bí quyết quản lý dự án cho người mới để chinh phục mọi thử thách. Chắc chắn, sếp của bạn sẽ rất bất ngờ khi thấy bạn chủ động và biết việc.
Ngoài ra, GTC xin giới thiệu tới bạn, khóa học quản lý dự án cho người mới – Project Management. Đây là khóa học quản lý dự án chuyên về Digital Marketing, là khóa học giúp bạn trang bị trước các kỹ năng từ lập kế hoạch thông minh, tới vận hành dự án hiệu quả. Ngoài ra, bạn sẽ được nhận Timeline, Checklist, bộ công cụ đo lường công việc chuyên nghiệp… Bên cạnh đó, bạn sẽ được chuyên gia của GTC hướng dẫn cách đối diện và xử lý những rủi ro.
Chúc bạn sớm trở thành Project Manager chuyên nghiệp!
