Bất kể khi nào chúng ta triển khai một dự án luôn luôn có rủi ro đi kèm. Thậm chí, nhiều công ty đầu tư hẳn phần mềm quản trị rủi ro. Nó vừa đảm bảo sự thành công của dự án, vừa giảm thiểu những thiệt hại có thể xảy ra, gây ảnh hưởng chung lên toàn bộ dự án. Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu thì dưới đây là  định nghĩa và 4 bước lên chiến lược quản lý rủi ro dự án chuẩn chỉnh sẽ được chia sẻ trong bài viết dưới đây bạn nhé.

I- Quản trị rủi ro dự án là gì?

Quản trị rủi ro dự án là quy trình xác định, lên kế hoạch, và kiểm soát rủi ro có thể xảy ra trong suốt quá trình thực thi dự án. Nếu không có chiến lược quản lý cụ thể, dự án có thể sẽ đi đến thất bại, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ hoạt động của công ty. 

II- Ba loại rủi ro trong chiến lược quản lý dự án

• Rủi ro về chi phí

Rủi ro này xảy ra khi chi phí thực thi dự án vượt quá ngân sách cho phép hoặc bị bỏ ngang giữa chừng vì không kêu gọi đủ vốn. Việc không có kế hoạch chi phí, ngân sách dự kiến và bỏ quên các khoản chi phí chìm có khiến dự án vướng phải rủi ro về giá. Do đó, người quản lý cần phải thường xuyên đo lường, đối chiếu với chi phí dự kiến so với chi phí thực tế để đảm bảo dự án vẫn đang theo đúng ngân sách ban đầu.

• Rủi ro về thời gian

Rủi ro về thời gian xảy ra khi tất cả đầu việc đều trễ deadline, kết quả đầu ra chưa đảm bảo, cũng như nguồn nhân lực bị hạn chế. Dẫn đến việc toàn bộ dự án không hoàn thành đúng theo mốc thời gian dự kiến. Nếu muốn từng giai đoạn của dự án có thể hoàn thành đúng tiến độ đòi hỏi người quản lý dự án phải thường xuyên theo dõi, chủ động đề ra phương án, cũng như đốc thúc các thành viên trong team để hoàn thành dự án đúng hạn.

• Rủi ro về chất lượng 

Rủi ro về chất lượng là những rủi ro có thể làm ảnh hưởng đến kết quả đầu ra của toàn dự án. Ngay cả khi dự án hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách bỏ ra nhưng chất lượng lại không như kỳ vọng thì cũng gây ra bất lợi cho doanh nghiệp. Nếu không muốn rơi vào tình huống này thì việc đặt ra mục tiêu rõ ràng và thường xuyên duy trì “sợi dây” trao đổi thông tin sẽ giúp cả team hạn chế mắc phải rủi ro này.

III – Tầm quan trọng của việc lên chiến lược quản lý rủi ro dự án

Để có thể chủ động lật ngược ván cờ khi chẳng may dự án vỡ tiến độ, thì việc lên chiến lược quản lý rủi ro dự án trước đó là điều cần thiết. Bởi lẽ nó sẽ giúp người quản lý nhận diện những bất lợi trước mắt trước mắt. Từ đó, họ có thể đưa ra phương án giải quyết kịp thời.

Hơn nữa, việc lên chiến lược quản trị ngay từ đầu cũng là một cách để cả đội xác định những điểm mạnh, điểm yếu, cũng như tiềm năng phát triển của dự án đó. Dựa vào những thông tin này mà người quản lý có thể hoạch định dự án đúng theo ngân sách, khối lượng công việc, cũng như phân chia thời gian hợp lý. Xét về lâu dài, chiến lược quản lý rủi ro dự án vừa giúp team tiết kiệm thời gian, tiền bạc, và công sức, vừa mở ra cơ hội tiềm năng cho chính doanh nghiệp đó.

IV- 4 bước lên chiến lược quản lý rủi ro dự án chuẩn chỉnh

• Khai thác tối đa team dự án

Đừng chỉ đơn thuần giao việc cho thành viên trong team, hãy thường xuyên trao đổi với các thành viên trong team của mình về những bất cập mà các thành viên nhìn ra được không chỉ là trong công việc được giao, mà còn là toàn bộ dự án. Càng nhiều người đóng góp dữ liệu vào chiến lược quản lý rủi ro dự án, bạn càng dễ tìm ra gốc rễ vấn đề trước khi nó bùng phát mạnh mẽ hơn.

• Đo lường rủi ro 

Đo lường rủi ro có thể giúp bạn ứng phó tốt hơn những tình huống xấu có thể xảy ra. Hãy khuyến khích các thành viên trong team nói lên ý kiến của mình về những khía cạnh dự án có nguy cơ biến thành rủi ro. Việc làm này sẽ giúp bạn phát hiện ra những thứ mà chính bạn cũng không hề nhận ra.

• Tạo lập kế hoạch

Chiến lược quản lý rủi ro dự án là một chuỗi hoạt động ứng phó những khó khăn mà dự án của bạn có thể gặp phải. Và để lên được một chiến lược quản trị logic, người nắm chính dự án hoặc là cả một team phải chủ động lên phương án cho từng rủi ro tiềm ẩn.

Một chiến lược đúng sẽ bao gồm cả những phương án rủi ro tích cực và rủi ro tiêu cực. Bạn không đọc nhầm đâu. Có cả rủi ro tích cực đấy. Rủi ro tích cực ở đây có thể là: Một khoản yêu cầu ngân phí mà bạn đề xuất trước đó đã được sếp thông qua; sự ra đời của công nghệ mới giúp bạn tiết kiệm thời gian thực hiện công đoạn nào đó của dự án.

• Giám sát và phản ứng rủi ro

Một khi bạn đã xác định tất cả những rủi ro tiềm ẩn trong quá trình triển khai dự án, thì đây là lúc bạn giám sát và phản hồi những rủi ro khi cần thiết. Nói cách khác, bước cuối cùng đó là biến kế hoạch của bạn trở thành hành động. Mặc dù có thể hơi đáng sợ nhưng nếu bạn và cả team đã lên chiến lược quản lý cho những rủi ro của dự án kỹ lưỡng thì không việc gì quá lo lắng. Chuyện gì đến cũng sẽ đến. Cho nên, bất kể trong tình huống nào, chúng ta cũng cần phải chuẩn bị tinh thần sẵn sàng để có thể linh hoạt xử lý một cách khôn khéo và có lợi cho dự án nhất.

V– HỌC QUY TRÌNH LÊN KẾ HOẠCH ĐỀ XUẤT VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO DỰ ÁN CÙNG CHUYÊN GIA AGENCY

Thay vì tự mày mò và rút ra kinh nghiệm sau những lần thất bại thì có một cách nhanh hơn đó là học hỏi từ người đi trước, có thể là anh Vũ Đức Long – giảng viên khóa Project Management đã từng tham gia phụ trách quản lý các dự án bao gồm: TP Bank, Galle Watch, mobifone, FPT Schools (FPT Education), Sasuko, v.v… 

5 buổi học cùng bạn khám phá từng giai đoạn từ bước hiểu tổng quan về Project Management, cho đến việc nắm quy trình lên kế hoạch, vận hành, và triển khai chiến lược quản lý rủi ro dự án:

• Buổi 1: Hiểu đúng và đủ về tư duy Project Management
• Buổi 2: Quy trình lập kế hoạch step-by-step hiện thực hóa chiếc brief thành công
• Buổi 3: Từ Proposal cho đến Media Plan, làm sao để nhận được cái “gật đầu” tức thì từ cấp trên hay khách hàng?
• Buổi 4: Vận hành, kiểm soát, đánh giá và quản lý chặt chẽ dự án
• Buổi 5: Quản trị rủi ro, đo lường hiệu quả và báo cáo dự án chi tiết

Nếu bạn cảm thấy khóa học phù hợp với nhu cầu của bản thân, bạn có thể liên hệ qua Website hoặc Fanpage của GTC để được tư vấn chi tiết. 

Kết Luận

Như vậy, GIGAN Training Center vừa chia sẻ cho bạn 4 cách để lên chiến lược quản lý rủi ro dự án, cũng như tầm quan trọng của nó trong quy trình triển khai dự án. GTC hy vọng bài viết trên sẽ mang lại thông tin giá trị giúp bạn đọc xử lý rủi ro tốt hơn khi triển khai một dự án.